Yeni Okul Yılına Aktarma - Kantin ve Ödemeler
Okul yılı dönümünde sistem, Ödemeler modülündeki ödeme planlarını, fazla ödemeleri, borç ödemelerini ve ödeyenlerle ilgili diğer verileri aktarma seçenekleri konusunda sizi hatırlatacaktır.
Önceki okul yılından ödeme planlarının aktarılması, ödeyen atamalarının aynı kalmasını sağlar ve vade tarihleri bir yıl ileriye taşınır.
Önceki okul yılından fazla/borç ödemelerin aktarımı, ödeme planlarına yaptığınız aktarım atamalarına göre taşınır. Bunlar yeni okul yılı ödemelerinde "başlangıç bakiyesi" (initial credit) olarak görüntülenir.
Başlangıçtaki Öneriler:
--------
Not: Ekran görüntüleri 2017/2018'den 2018/2019 okul yılına geçiş döneminde alınmıştır.
Adım 1 - öğrenciler
Verileri yeni okul yılına aktarması için yöneticiden rica edin. Aktarım yapıldıktan sonra öğrenciler kantin modülünde görüntülenir. Aktarımdan önce öğrenciler ödeme modülünde bulunur, ancak sınıf bilgisi doğru değildir.
Adım 2 - kantin modülü
ÖDEME PLANI:
Eğer geçmişte okul kantini için bir ödeme planı oluşturulmuşsa (veya bu okul yılına yeni başlıyorsanız), önce yeni okul yılı için okul kantini ödeme planını ayarlayın.
Farenizle metnin üzerine gelip bağlantıya tıklamanız yeterlidir. Bu sizi kantin modülüne yönlendirir.
"Ödeme Planını Düzenle" düğmesine tıklayın. Ödeme planının adını, banka hesap numarasını, vade tarihini ayarlayın ("Aylar - Görüntüle"ye tıkladığınızda tek tek ayları kontrol edebilirsiniz).
Ödeme planının "başlangıç - bitiş" dönemi, kantinin yemek hazırladığı dönemleri kapsamalı ve fiyat listesinin geçerli olduğu dönemi de kapsamalıdır. Ödeyen kişiye, yemek siparişi olan her gün için doğru tutarda ücret atanır.
Öneri:
Ödeme planı ve ücretler için ayarı 'Sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur/düzenlenir' seçeneğinde tutun. Bakiye, iptal edilen siparişlere göre düzenli olarak güncellenir. Değişikliklerinizi kaydedin.
Eğer kantin için daha önce bir ödeme planı oluşturulmadıysa veya daha fazla bilgiye ihtiyacınız varsa, lütfen diğer talimatlarımıza bakın Yatılı öğrencilere ödeyen türlerinin nasıl atanacağı, Siparişlerin nasıl atanacağı - yatılı öğrenciler ne zaman ve nasıl yemek yer.
MODÜL AYARLARI:
Ayarlarda okul yılları arasında geçiş yapmak mümkündür. Hem önceki hem de mevcut okul yılı için tüm "başlangıç - bitiş" zaman dönemlerini kontrol edin.
Her dönemin her iki tarafta da (sınırsız değil) tanımlanmış olması önemlidir. Zaman dönemleri çakışmamalı ve iki dönem arasında boşluk olmamalıdır. Bu kural okul yılı dönemi, kantin açılış saatleri, yemek sipariş etme/iptal etme, ödeyen türleri ve fiyat listesi için geçerlidir.
Okul yılı dönemi ve ödeme planı şu dönemi kapsamalıdır:
- kantin yemek pişirme dönemi
- ödeyen türleri ve fiyat listesi
- yatılı öğrenci kartındaki siparişler ve ödeyen türleri
YATILI ÖĞRENCİLER -> SİPARİŞLER VE ÖDEYEN TÜRLERİ:
Kantin ayarını tamamlamak için ödeyen türlerini ve yatılı öğrenci siparişlerini ayarlayın.
Veriyi aktarmak mümkündür, eğer bunlar önceki okul yılında ayarlanmışsa ve değişiklikler yalnızca küçük olacaksa.
Mümkün değildir, eğer yeni okul yılında siparişi veya ödeyen listesini değiştirdiyseniz ya da değiştirecekseniz ödeyen türünü aktarmak.
Siparişleri aktarırken önceki okul yılından, tüm yatılı öğrencilerin aktif siparişlere sahip olduğu herhangi bir tarihi (örn. Haziran ayından bir gün) girin ve böylece siparişi yeni okul yılının bir dönemi için aktarın - tercihen 1 Eylül - 30 Haziran arası.
Okul tatillerinde anaokulu açık olan okullar için (örn. Temmuz ve Ağustos'ta açık olan anaokulu) anaokulu yatılı öğrencilerinin siparişini bu dönem için uzatın. Bağımsız anaokulu kantinleri, yeni okul yılının yatılı dönemini doğrudan aktarır.
Sipariş dönemi için, yatılı öğrencilerin yalnızca ilgili dönemde yemek sipariş edebilmesi/iptal edebilmesi ve yaz tatili dönemi için öğrencilere ödeme planı oluşturulmaması adına başlangıç - bitiş dönemlerini (sınırsız dönemler değil) girmek önemlidir.
Ödeyen türleri ve siparişler aktarıldıktan sonra, yeni başlayan sınıfları ayrı ayrı ayarlama ve ilkokuldan liseye geçen sınıflardaki ödeyen türünü değiştirme zamanı gelir.
Dikkat:
Yatılı öğrenciler yemekleri iptal etmek yerine tek tek sipariş ediyorsa (varsayılan sipariş "X"tir), yatılı öğrenci en az bir yemek sipariş edene kadar kantin ödeme planı etkin değilmiş gibi görünebilir - sıfır ödemeli ödeme planları görüntülenmez.
Örneğin, ay sonunda bir gün için toplu sipariş verebilirsiniz.
Adım 3 - Ödemeler modülü
Kantin ödeme planı ayarlandıktan sonra fazla/borç ödemeleri ve diğer verileri aktarabilirsiniz. Kimlik numarasını, kullanıcıların IBAN kodunu aktarmanızı öneririz (bu, alınan ödemelerin tanımlanmasını kolaylaştırır).
Yeni okul yılında (2024/2025) "Ödeme Ayarları"na tıklayın ve "Aktar" düğmesine tıklayın:
a. Ödeme planlarının aktarımı
Birden fazla ödeme planınız varsa ve bunları kullanmaya devam etmeyi planlıyorsanız, aktarılacak planları tek tek seçebilirsiniz (planın adı ayarlanabilir, örn. adında okul yılını kullanıyorsanız - örn. Okul kulübü 24/25). Aktarım, ödeme planlarında aynı ücretlerin ve aynı kullanıcıların ayarlı kalmasını sağlar, yalnızca vade tarihleri bir takvim yılı ileri kaydırılır.
Not: Ödeme planının aktarımı yeni bir plan oluşturmaya benzediğinden (veliler yeni ücret hakkında bildirim alır), bildirim gönderimini geçici olarak durdurabilirsiniz - Bildirimlerin otomatik gönderimi - ödeme planlarındaki değişikliklerle ve ödeme planlarının görünürlüğüyle ilgili
b. Fazla/borç ödemelerin aktarımı
Fazla/borç ödemeleri olan tüm ödeme planlarını görebilir ve ödeme planına atamayı seçebilirsiniz. Ödeme planına atanmamış ödemeleri de seçebilirsiniz, ancak belirli bir banka hesabına atama yapılmış olması gerekir.
c. Diğer ayarların aktarımı
- değişken sembol (variable symbol) - aynı değişken sembolleri bir sonraki okul yılında da kullanabilirsiniz; yeni öğrenciler için değişken sembol oluşturmak üzere lütfen şunu izleyin Kullanıcının ödeme kimlik kodunun - değişken sembolün - nasıl tanımlanacağı
- kullanıcının banka hesabı - sistem, ödemeyi banka hesap numarasına göre de tanıyabilecektir
- not - belirli kullanıcılara yazdığınız notlar da aktarılır
- okul banka hesapları ve ayarlar - ödeyenlere, öğretmenlere görünürlük, ödeme ataması, ödeme modülündeki kullanıcı yetkileri
- e-posta şablonları
- ayrılmış kullanıcılar - önceki okul yılından hâlâ fazla/borç ödemesi olan ayrılmış kullanıcıların (üst sınıf kullanıcıları, mezunlar) verilerini aktarmak mümkündür
Başlangıç bakiyelerini nerede bulabilirsiniz
Aktarılan tüm fazla/borç ödemeleri, yeni okul yılının 1 Eylül tarihiyle ve ilgili değer işaretiyle "başlangıç bakiyesi" (initial credit) olarak görüntülenir. Bunlar, aktarım için ayarlanan ödeme planlarına atanır.
Adım 4 - doğru bir aktarımdan sonraki adımlar
Fazla/borç ödemeleri aktardıktan sonra
- önceki okul yılında değişiklik yapmayın, ödeme planlarını değiştirmeyin, herhangi bir ödeme veya ücret eklemeyin ya da silmeyin.
- yeni okul yılındaki tüm gelen ödemeleri kaydedin
Adım 5 - hatalı bir aktarımdan sonraki adımlar
Bir şeyler yanlış gittiyse ve aktarımı tekrarlamak istiyorsanız ya da önceki okul yılında hâlâ düzenleme yapmanız gerekiyorsa, şu talimatları izleyin:
=Fazla/borç ödemelerin aktarımının nasıl tekrarlanacağı (başlangıç bakiyesini düzeltme)
Ayrıca bakınız - Kantin
Ayrıca bakınız - Ödemeler