Yapılmayan ödemeler - sistem tarafından siparişlerin otomatik askıya alınması
yapılmayan ödemeler, askıya alma
Siparişlerin otomatik askıya alınması, yatılı öğrenciye yemek sağlanmasını geçici olarak engellemeye yarayan bir işlevdir.
Bu, her yatılı öğrencinin kredi bakiyesine göre gerçekleşir - bu yüzden bu terimi anlamak faydalıdır. Okul yemekhanesi modülünde kredinin anlamı
Siparişlerin otomatik askıya alınması için otomatik yemek ücretlendirmesinin kullanılması ve alınan ödemelerin günlük olarak kaydedilmesi gerekir.
BAŞLARKEN ÖNERİLER:
Borçlu tiplerini tanımlama ve yemek fiyatını belirleme
Yatılı öğrencilere borçlu tiplerinin nasıl atanacağı
Siparişlerin nasıl atanacağı - yatılı öğrenciler ne zaman ve nasıl yemek yer
Yemekhane için ödeme
EduPage'de alınan ödemelerin nasıl kaydedileceği - manuel giriş, excel'den içe aktarma, banka ekstresinden içe aktarma
---> Siparişleri kesintiye uğramış bir yatılı öğrenci hâlâ bir yatılı öğrencidir = yani bir sonraki dönem için ücret oluşturulmaya devam eder ve sistem, yemek sağlamayı yeniden başlatmak için ödeme bekler.
---> Bu nedenle, biri artık yemek almaya devam etmek istemiyorsa veya okuldan ayrılıyorsa, yemek kartına yemek sağlamanın gerçek bitiş tarihi ayarlanmalıdır. Okul yılı içinde yemek almanın nasıl sonlandırılacağı
---> Yemek yiyenler, yemek kayıt/çıkış işlemlerinin nasıl çalıştığına alışsın.
---> Yemek yiyenler, yemek ücretlerini nasıl ödemeleri gerektiğini görsün ve ödeme yapsın.
---> Okul personeli, alınan ödemelerin nasıl kaydedileceğini öğrensin.
.... Bu şekilde okul, en başından itibaren yetkisiz yemek kesintileriyle ilgili olası yanlış anlaşılmaların/sorunların önüne geçebilir.
ASKIYA ALMA NEREDE AYARLANIR
-> Otomatik askıya alma, Yapılmayan ödemeler - sistem tarafından siparişlerin otomatik yenilenmesi ile yakından ilişkilidir
-> Her iki işlev de yemekhane modülünün ayarlarında - 'Yapılmayan ödemeler' adımının altında bulunur.
-> İkisi de ya etkinleştirilmeli ya da devre dışı bırakılmalıdır - 'Sistem otomatik olarak yürütür' ile işaretlenmelidir.
-> Aynı kredi tutarını girmeniz önerilir.
ASKIYA ALMA İÇİN AYARLAR VE PARAMETRELER
- Seçenekler: 'Bugün / Yarın / Öbür gün / Öbür günden sonraki gün / Yemekhanenin yemek pişirdiği en yakın sonraki gün / Yemekhanenin yemek pişirdiği ikinci en yakın sonraki gün
-> Sistemin siparişleri hangi günden itibaren keseceğini seçin.
=> Yatılı öğrenci için sipariş ver/iptal et düğmeleri kaybolur.
=> Yemekhane yöneticisi, genel bakışlarda öğrencinin adının kırmızı renkle vurgulandığını görür ve yemek seçimi bir tire '-' ile işaretlenir).
-> Okulun artık yemek sağlamak istemediği tutarı girin (sıfır, pozitif veya negatif bir değer, bir öğünün fiyatı vb. olabilir).
Örnek:
Kesinti seçeneği olarak 'Başlangıç: Öbür gün' ve 'Kredi (Öbür gün) 0'dan küçük' seçilirse
-> Sistem her gün (bugün) yatılı öğrencinin, öbür gün için olan yemek de dahil olmak üzere siparişlerine göre her şeyi tükettiği takdirde öbür gün ne kadar kredisi olacağını yeniden hesaplar.
-> Kredisi 0'ın altına düşerse, sistem siparişlerini öbür günden itibaren keser ve artık yemek yiyemezler (bugün ve yarın hâlâ yemek yiyebilirler, ama öbür gün yiyemezler).
-> Yeşil 'Daha Fazla Borçlu' düğmesiyle belirli yatılı öğrencileri ekleyebileceğiniz bir iletişim kutusu açılır.
'Kadar korumak' sütununda şunları ayarlayabilirsiniz:
a) Geçici istisna - 'Ödendi' seçilir,
- Örneğin biri az önce parayı gönderdiğini bildirmek için aradıysa kullanın - sistem ödeme yapıldıktan ve yenileme koşulları da sağlandıktan sonra onu listeden otomatik olarak kaldırır.
b) Kalıcı istisna: - 'limitsiz'
- Tüm bir yatılı öğrenci grubunu askıya almadan hariç tutmak istiyorsanız kullanın (örn. öğretmenler).
- Sistem onları istisnalardan kaldırmaz ve siparişleri asla kesintiye uğramaz.
- Bu kutuyu işaretlerseniz, sistemin (yukarıda açıklanan ve okul tarafından girilen kriterlere göre) bir yatılı öğrenci için askıya alma gerçekleşmesi gerektiğini değerlendirdiği gün, yatılı öğrenciye (velilere) siparişlerin askıya alınmasıyla ilgili e-postalar otomatik olarak gönderilir.
Örnek - askıya almayı öbür günden itibaren ayarladıysanız, sistem yemekleri öbür günden itibaren keser, ancak e-postayı bugün gönderir (çünkü öbür gün için koşullar bugün karşılanmıştır).
- Önceden ayarlanmış bir şablon seçebilirsiniz (Yemekhane - kesintiye uğramış siparişler) veya e-posta metni olarak yeni bir e-posta şablonu oluşturabilirsiniz.
- E-posta metnini göz simgesiyle görüntüleyebilir, kalem simgesiyle metni düzenleyebilirsiniz.
- Farklı borçlu tipleri için farklı bir e-posta şablonu seçebilir veya belirli borçlu tiplerine e-posta gönderilmemesini seçebilirsiniz.
- Bu öğeyi işaretleyerek siparişlerin otomatik olarak askıya alınmasını etkinleştirirsiniz.
=> Sistem, her gece (yaklaşık 0:30 - 2:00) işleme sırasında ve ödemelerdeki herhangi bir değişiklikte yatılı öğrencinin güncel kredi bakiyesini ve siparişlerini değerlendirir ve belirlenen koşullara göre işlemleri gerçekleştirir (sanki sistem yeşil düğmeye basmış gibi).
ÖNEMLİ UYARI:
Ödeme modülünde çalışırken - zaten girilmiş yemek ödemelerindeki değişiklikler/düzenlemeler konusunda - özellikle ödemeleri silme ve ödemelerin yemek faturalarına atanmasını silme konusunda dikkatli olun.
Çünkü bu işlem kredi bakiyesini azaltacaktır ve otomatik kesintide belirlenen koşullar sağlanırsa, yatılı öğrencinin siparişleri gün içinde bile kesintiye uğrayacaktır.
Bu nedenle, ödemelerde düzenleme yapmanız gerekiyorsa, önce otomatik askıya almayı ve sipariş yenilemeyi geçici olarak devre dışı bırakın.
BİLDİRİMLER
Sipariş askıya alma işlevini kullanırken, her iki bildirimin de etkinleştirilmesini öneririz.
Yemekhanede bildirimler - kredi azalması ve yemeklerin askıya alınması / yeniden başlatılması
Sistem şu durumlarda otomatik olarak bildirim gönderir:
1. Yatılı öğrencinin kredisi 4 günden fazlasını karşılayamayacak kadar düştüğünde.
--- Bu, yemekhane kredisinin birkaç gün içinde tükenebileceğine dair bir uyarı görevi görür.
2. Yemek yiyen kişinin siparişleri, kredi bakiyesi nedeniyle kesintiye uğradığında (yenilendiğinde).
OTOMATİK SİPARİŞ YENİLEME
- Her iki Yapılmayan ödemeler - sistem tarafından siparişlerin otomatik yenilenmesi ayarının da aynı anda ayarlanmış ve etkinleştirilmiş olmasını unutmayın.
- Askıya alma ve yenileme için aynı kredi bakiyesi eşiğini girin (askıya alma ve yenileme döngüsünü önlemek veya tersine, yatılı öğrencinin askıya alma ile yenileme arasında bir boşlukta kalmamasını sağlamak için).
MANUEL SİPARİŞ YENİLEME
Yapılmayan ödemeler nedeniyle siparişlerin askıya alınması/yenilenmesi manuel olarak da yapılabilir.
Otomatik askıya alma/yenileme aynı anda etkinse, sistem her iki ayarı da otomatik askıya alma/yenileme için değerlendirir.